RSS

EFEKTIVITAS KELEMBAGAAN KECAMATAN KEPANJEN : Suripto[1]

31 Mar

Pasca otonomi daerah dan terpilihnya sebagai ibu kota Kabupaten Malang, Kecamatan Kepanjen memiliki beban yang lebih besar. Perubahan peran kecamatan sebagai perangkat daerah dengan struktur kecamatan yang lebih ramping menjadi tantangan dalam pelayanan kepada masyrakat di Kecamatan Kepanjen. Berdasarkan hasil kajian Efektifitas Kelembagaan Kecamatan Kepanjen yang menggunakan metode survai maka dapat disimpulkan Kinerja Kecamatan Kepanjen dalam katagori baik.

Kata Kunci

Evaluasi, Efektivitas, Kepanjen, Kinerja

Pendahuluan

Kota Malang merupakan daerah otonom berdasarkan Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kota Besar dalam lingkungan Propinsi Jawa Timur/Tengah/Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta.  Disisi lain, Kabupaten Malang tumbuh dan berkembang cepat, baik fisik maupun non fisik, termasuk aktivitas perekonomian, sosial, budaya maupun perkembangan jumlah penduduk. Pembangunan di Kabupaten Malang terus dipacu dengan menumbuhkembangkan pusat pelayanan jasa, perdagangan, sosial budaya, pendidikan maupun kegiatan lainnya di seluruh wilayah yang diimbangi dengan pengaturan tata ruang wilayah, khususnya bagi penyelenggaraan pusat pemerintahan/Ibu Kota Kabupaten Malang.

Berdasarkan hal tersebut, Ibu Kota Kabupaten Malang yang berada di wilayah Kota Malang dianggap kurang selaras dengan kebijakan Kabupaten Malang yang sedang giat melakukan pembangunan diberbagai bidang. Oleh karena itu, berdasarkan hasil penelitian dan pengkajian secara seksama dengan melibatkan stakeholders keberadaan Ibu Kota Kabupaten Malang yang saat ini berada di wilayah kota Malang dianggap sudah tidak sesuai dan perlu dipindahkan ke Kecamatan Kepanjen yang berada di wilayah Kabupaten Malang agar dapat sejalan dan mengikuti pertumbuhan pembangunan yang sedang giat dilakukan.

Kecamatan Kepanjen menjadi ibu kota Kabupaten Malang, hal tersebut berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 18 Tahun 2008. Untuk mendapat gambaran tentang Kecamatan Kepanjen lebih rinci akan saya deskripsikan lebih lanjut. Kondisi geografis dan administrasi Kecamatan Kepanjen dapat dideskripsikan secara singkat sebagai berikut. Kecamatan Kepanjen merupakan salah satu wilayah Kabupaten Malang yang terletak di sebelah selatan dengan jarak ± 18 KM dari Kota Malang. Kecamatan Kepanjen memiliki luas 44,68 Km² yang terletak pada titik koordinat 112º17’10,9” – 112º57’00” Bujur Timur dan  55,11” – 8º26’34,45” Lintang Selatan.

Batas-batas wilayah Kecamatan Kepanjen sebagai berikut: di sebelah utara berbatasan dengan Kecamatan Pakisaji, di sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Gondanglegi dan Bululawang, di sebelah selatan berbatasan dengan Kecamatan Pagak, dan di sebelah barat berbatasan dengan Kecamatan Kromengan dan Ngajum. Dengan luas wilayah 4.469,683 ha., Kecamatan Kepanjen terbagi ke dalam wilayah administrasi yang meliputi: 4 (empat) Kelurahan, 14 (empat belas) Desa, 40 (empat puluh) Dusun, 77 (tujuh puluh tujuh) RW, dan 467 (empat ratus enam puluh tujuh) RT. Dengan luas tersebut, berdasarkan data penduduk tahun 2006, jumlah penduduk Kecamatan Kepanjen  sebanyak 93,142 jiwa dengan rincian 45.297 laki-laki dan 47.845 wanita. Dengan demikian kepadatan penduduk rata-rata sebanyak 2.084 jiwa / Km², kepadatan tertinggi di Kelurahan Kepanjen sebanyak 4.911 jiwa / Km² dan terendah Desa Mangunrejo sebanyak 1.077 jiwa / Km².

Dalam hal aktivitas perekonomian, struktur mata pencarian  penduduk Kecamatan Kepanjen berdasarkan data tahun 2006 dapat dilihat pada grafik 1. petani dan buruh tani sebanyak 12.401 orang (13,31 persen), nelayan 59 orang (0,06 persen), pengrajin 331 orang (0,36 persen), buruh 5.038 orang (5,41 persen), buruh bangunan 4.049 orang (4,35 persen), pedagang 5,178 orang (5,56 persen),  peternak 260 orang (0,28 persen), PNS 2,706 orang (2,91 persen), ABRI 1.005 orang (1.08 persen) dan swasta 11.793 orang (12,66 persen) sedangkan sisanya adalah 50.323 orang (54.03 persen) yang terdiri dari anak-anak, pelajar, ibu rumah tangga dan pengangguran. Dengan demikian dapat dilihat bahwa struktur perekonomian Kecamatan Kepanjen didominasi oleh sektor pertanian dan swasta.

Kecamatan Kepanjen sebagai  ibu kota Kabupaten Malang memiliki banyak sarana prasarana yang cukup baik seperti dalam sarana dan prasarana transportasi, sarana dan prasarana pendidikan, sarana dan prasarana kesehatan, sarana dan prasarana peribadatan, kegiatan perindustrian, prasarana perkantoran dan  utilitas.

Kesadaran Kabupaten Malang memindahkan ibu kotanya tidak terlepas dari Otonomi Daerah yang sedang berkembang dengan baik. Kesadaran Kabupaten Malang untuk  membangun wilayahnya sendiri dengan lebih optomal. Sebagai Kecamatan yang berubah menjadi ibu kota Kabupaten, Bagaiman Kecamatan Kepanjen memberikan pelayanan terbaiknya kepada masyarakat ? Disisi lain, dampak perkembangan otonomi daerah telah menggesen peran kecamatan dalam pemerintahan. Dimana, Kecamatan yang semulas menggunakan pendekatan wilayah menjadi perangkat daerah, dampaknya adalah pergeseran kewenangan yang dimiliki camat. Selanjuntya, Berdasarkan PP 41 tahun 2007 tentang Orgnaisasi Perangkat Daerah , Kecamatan terdiri dari 1 (satu) sekretariat, paling banyak 5 (lima) seksi, dan secretariat membawahkan paling banyak 3 (tiga) subbagian.

Dinamika perubahan peran kecamatan pasca otonomi daerah begitu cepat dan besar, hal ini tentunya membawa pengaruh terhadap efektifitas kelembagaan kecamatan. Bagaimana efektifitas kecamatan kepanjen pasca otonomi daerah ? Bagaimana Pelimpahan kewenangan dan efektivitas pelaksanan tugas di kecamatan kepanjen ? Untuk melihat hal tersebut akan saya sajikan hasil penelitian kinerja kecamatan kepanjen dengan indikator persepsi masyarakat terhadap efektivitas Pelayanan, efektivitas organisasi, efektivitas Kepemimpinan, efektivitas Perencanaan, efektivitas penanganan Pihak /Faktor Internal dan Eksternal, efektivitas penanganan Sumber Daya Manusia, efektivitas penanganan hasil organisasi dan efektivitas Penanganan Sistem Informasi Manajemen. Selain hal tersebut juga dilakukan evaluasi kepada inisiatif dan inovasi pegawai, kejelasan tugas dan fungsi pegawai dan ergonomi dan kepuasan pegawai.

Pelimpahan kewenangan dan efektivitas pelaksanan tugas kecamatan

Berdasarkan keputusan Bupati Malang No. 61 tahun 2003 tentang Pelimpahan Sebagian Kewenangan Bupati Kepada Camat, urusan pemerintah kabupaten yang dilimpahkan kepada Camat meliputi bidang pendidikan, kehutanan, perkebunan, pertanian, peternakan, perikanan, pengairan, permukiman, bina marga, kebersihan dan pertamanan, tenaga kerja, perindustrian, koperasi, pariwisata, kesehatan, kependudukan dan perhubungan.

Terkait dengan pelimpahan wewenang tersebut, dilakukan wawancara terhadap organisasi perangkat daerah untuk mengetahui tingkat efektivitas pelaksanaan kewenangan di bidang kependudukan dan catatan sipil serta bidang pekerjaan umum oleh kecamatan.

Dinas PU Pengairan menyampaikan bahwa dalam hal pelimpahan wewenang, sampai saat ini belum ada kewenangan yang dilimpahkan kepada kecamatan, hanya saja Dinas PU Pengairan menempatkan pegawai di kecamatan terkait dengan pengawasan instalasi pengairan yaitu melakukan tinjauan secara rutin terhadap instalasi pengairan (berupa pintu air) di kecamatan tersebut. Peran kecamatan terkait dengan pengairan muncul ketika ada laporan dari masyarakat tentang kebocoran instalasi ataupun kekurangan pembagian air di wilayah kecamatan. Camat menyampaikan kepada pegawai Dinas PU Pengairan, lalu direspon oleh dinas.

Tentang kinerja kecamatan, selama ini kecamatan berfungsi sebagai koordinator penyelenggaraan pemerintahan di kecamatan, tidak sebagai pelaksana sebagian kewenangan bidang perairan. Koordinasi camat dirasakan baik, yaitu sebagai jembatan antara kebutuhan masyarakat kecamatan yang diwakili kepala desa/kelurahan dengan dinas/instansi terkait dalam hal ini termasuk Dinas PU Pengairan. Peran tersebut secara formal dilakukan melalui Musrenbang Kabupaten maupun Musrenbang Kecamatan

Dari Dinas Kependudukan, Catatan Sipil dan KB dapat diketahui bahwa layanan kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda  Penduduk (KTP) ditarik dan langsung dilayani oleh  Dinas Kependudukan, Catatan Sipil dan KB. Namun demikian untuk sistem kontrol dan prosedur pembuatan KTP masih tetap dilakukan dari aparat yang terbawah yaitu dari RT, RW, Kelurahan kemudian diketahui oleh Kecamatan dan langsung ditindaklanjuti oleh Dinas Kependudukan, Catatan Sipil dan KB.

Terkait dengan layanan KTP dan KK, adanya Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, terutama Bab III Kelembagaan pasal 27 yang menyatakan bahwa: Dalam menyelenggarakan urusan Kependudukan di kabupaten/kota, dibentuk Dinas Kependudukan  dan Pencatatan Sipil  sebagai instansi Pelaksana yang diatur dalam Peraturan Daerah, menurut Camat Kepanjen telah mereduksi tugas kecamatan yang merupakan ujung tombak dari pelayanan terhadap masyarakat/penduduknya.

Lebih lanjut menurutnya, data base tentang kependudukan yang di kecamatan semuanya dikoordinasikan/diambil alih oleh Dinas. Selain itu, Kelurahan tidak lagi berkoordinasi dengan Camat akan tetapi langsung dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.  Urusan administrasi kependudukan menimbulkan layanan yang high cost bagi penduduk/masyarakatnya, karena lokasi Dinas ada di luar wilayah kecamatan. Pada hal, unit pemerintahan yang paling dekat dengan masyarakat adalah wilayah kecamatan dan kelurahan.

Dari Bidang Pemerintahan, diperoleh informasi bahwa tugas kecamatan hingga saat ini memang lebih kepada koordinasi, yang wadahnya hingga saat ini dilakukan dalam musrenbang. Dalam kegiatan sehari-hari, dinas menempatkan beberapa pegawai di kecamatan/kelurahan sehingga koordinasi pelaksanaan pelayanan bidang terkait dinas tersebut dilakukan langsung antara pegawai dengan dinas terkait. Camat hanya memfasilitasi pegawai tersebut dengan penyediaan ruang di kantornya. Dalam hal evaluasi kinerja kecamatan, sampai saat ini belum dilakukan namun Ke depan direncanakan (masih wacana) kecamatan diberikan tanggungjawab untuk mengidentifikasi potensi di wilayahnya dan diberikan tanggungjawab untuk mendayagunakan potensi tersebut dengan lebih dulu berkoordinasi dengan kabupaten dan SKPD yang terkait melalui wadah musrenbang  kabupaten.

Dalam hal pelaksanaan tugas atributif, secara umum disampaikan informasi oleh Koramil dan Polsek sebagai berikut. Koordinasi dilakukan dengan wadah yang namanya muspika yang sering dilakukan secara insidental, tetapi umumnya koordinasi dilakukan dengan penyampaian informasi secara informal melalui telepon. Dalam penegakan peraturan perundangan dilakukan dengan berkoordinasi dengan anggota muspika lainnya. Apabila ada hal-hal yang terkait dengan penegakan peraturan perundangan, biasanya laporan dari kelurahan/desa disampaikan ke kecamatan dan kemudian dari kecamatan dilaporkan kepada koramil dan polsek. Apabila terdapat hal yang harus dibicarakan dilakukan pertemuan.

Yang menjadi tantangan adalah letak kantor DPRD yang berada di wilayah Kecamatan Kepanjen seringkali mengalami tantangan di bidang trantib utamanya bila terjadi demonstrasi. Bila hal ini terjadi, kecamatan yang kantornya berdekatan dengan kantor DPRD langsung menghubungi Kapolsek atapun Danramil secara informal. Bila harus terdapat surat resmi biasanya suratnya menyusul. Komunikasi informal ini berdasar pengalaman efektif dalam upaya koordinasi antara kecamatan dan Polsek

Tantangan lain adalah adanya badan sungai yang melengkung di wilayah Kelurahan Kepanjen, dimana minimal setiap satu tahun sekali ditemukan mayat tidak dikenal yang mungkin merupakan warga dari kecamatan lain yang dilewati badan sungai tersebut. Kasus-kasus seperti ini biasanya diinformasikan baik oleh Camat ataupun warga secara langsung melalui media telekomunikasi. Dalam proses pengevakuasian semua terlibat (pihak kecamatan, aparat desa, masyarakat, polisi) untuk menyaksikan. Selanjutnya camat mengkoordinasikan melalui Dinas Kesehatan untuk ditangani visum dan sebagainya.

Efektivitas Pelayanan Kecamatan Kepanjen di Mata Masyarakat

Dalam layanan Kecamatan Kepanjen kepada masyarakat dapat dikatakan baik. Deskripsi tentang persepsi ini akan dijelaskan lebih lanjut dilihat pada grafik 2.  Dari hasil survai evaluasi persepsi masyarakat kepada pelayanan kecamatan memperoleh prosentase sebesar 70 persen puas dan 20 persen sangat puas.  Artinya hasil kerja kecamatan kepanjen memuaskan masyarakat. Indikator yang kami gunakan dalam survai ini adalah   kualitas pelayanan, Prosedur pelayanan, Biaya pelayanan, kemudahan mendapat informasi layanan, perantara layanan, keadilan mendapat layanan, sikap petugas, responship petugas terhadap keluhan, cara kerja pegawai, tanggapan terhadap masukan / kritik, peralatan yang digunakan dan kenyamanan ruangan layanan. Dari indikator tersebut maka  penilaian tertinggi diperoleh pada pertanyaan petugas menanggapi dengan baik setiap keluhan yang disampaikan oleh masyarakat sebesar 88 persen, sedangkan prosentase terendah pada pertanyaan dimana peralatan yang digunakan petugas dalam pelayanan sudah ketinggalan jaman sebesar 64persen.

Efektivitas organisasi Kecamatan Kepanjen

Untuk mengevaluasi efektivitas kelembagaan Kecamatan Kepanjen, telah disusun beberapa instrumen yang digunakan untuk mengetahui profil organisasi Kecamatan Kepanjen, mengetahui pelaksanaan tugas dan fungsi Kecamatan Kepanjen, dan bagaimana persepsi stakeholder terhadap kinerja Kecamatan Kepanjen. Berikut ini disampaikan  hasil-hasil dari instrumen tersebut.

Efektivitas Kepemimpinan

Dalam evaluasi kepemimpinan ini ingin dilihat bagaimana pimpinan kecamatan merumuskan arah organisasi ke depan, kemana organisasi akan dibawa dan bagaimana pimpinan menyebarkan serta memfasilitasi bawahannya untuk mencapai arahannya  tersebut.

Dari proses penggalian data dapat diketahui bahwa dalam merumuskan visi, misi dan  nilai Kecamatan Kepanjen, pimpinan di lingkungan kecamatan memperhatikan aspirasi dari pegawai, masyarakat dan dinas/instansi terkait. Dalam merumuskan kebijakan kecamatan, camat melakukan koordinasi dengan melibatkan muspika, dinas instansi vertikal, kepala desa/lurah serta lembaga-lembaga (BPD, LPMD, LSM dll) yang ada di tingkat  kecamatan maupun desa/kelurahan. Dengan proses tersebut visi dan misi Kecamatan Kepanjen sebagai berikut :

Visi  :

Terselenggaranya Pemerintahan, Pembangunan dan Pembinaan Kehidupan Kemasyarakatan secara Profesional, Efektif, Efisien, Ekonomis dan Agamis sebagai Pusat Ibu Kota Kabupaten Malang”.

Misi – Misi :

ü  Meningkatkan disiplin aparatur pemerintah kecamatan

ü  Menginventarisasi dasar hukum sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kecamatan

ü  Melaksanakan pembinaan pada setiap unit kerja dan petugas yang melakukan pelayanan kepada masyarakat.

ü  Mendorong terselenggaranya manajemen pemerintahan yang baik (good governance)

ü  Mendorong terwujudnya public akuntability oleh pemerintah serta terciptanya aparatur yang bersih dan berwibawa.

ü  Mengupayakan terwujudnya pelayanan prima dan peningkatan kinerja organisasi

ü  Membangkitkan semangat warga masyarakat

ü  Semakin berfungsinya pengawasan fungsional serta tertampungnya aspirasi dan terlaksananya kontrol sosial dan terwujudnya kesalehan sosial.

ü  Mendorong peningkatan pembinaan ketentraman dan ketertiban

ü  Mendorong peningkatan pembinaan pemberdayaan pembangunan perekonomian masyarakat

ü  Mendorong peningkatan produktifitas, mekanisme dan kinerja perangkat desa

ü  Mendorong peningkatan pengembangan perekonomian kerakyatan

ü  Mendorong peningkatan pemberdayaan masyarakat dengan mengupayakan pemanfaatan potensi sumber daya alam.

Dalam rangka mencapai visi dan misi organisasi, pimpinan kecamatan selalu membimbing seluruh pegawai dengan mengkomunikasikan visi, misi, dan  nilai-nilai secara rutin melalui rapat staf dan apel pagi. Dengan cara  perumusan visi, misi dan nilai lainnya yang memperhatikan aspirasi masyarakat, maka visi dan misi tersebut sangat efektif. Hal tersebut terlihat seperti pada grafik 3 dari dimana pendapat pegawai yang menyatakan setuju (11 persen) dan sangat setuju (89 persen) pada pernyataan “Kami mengetahui visi, dan misi organisasi kami”, dan hanya 10 persen ragu yang kurang memahami visi, dan misi.

Sejalan dengan pendapat Bapak Camat, yang mengkomunikasikan visi dan misi kecamatan, pegawai juga menyatakan sangat setuju (100 persen) dengan pernyataan “Pimpinan membimbing kami dalam rangka mencapai visi dan misi organisasi”.

Selanjutnya, pemahaman visi dan misi kecamatan dibuktikan dengan pelayanan diberikan kepada masyarakat yang berkualitas, mudah dan  murah. Selain itu masyarakat mendapatkan pelayanan dengan adil, ramah dan memerima masukan serta saran untuk perbaikan.

Dalam hal kepemimpinan ini, pimpinan Kecamatan Kepanjen juga selalu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Hal tersebut  ditunjukan dalam membimbing, memotivasi dan memfasilitasi pegawai dalam pelaksanaan tugas dengan mengutamakan pendekatan kekeluargaan dengan memperhatikan punishman dan reward. Berdasarkan hasil survai seperti pada grafik 4,  pernyataan pegawai yang setuju (11 persen) dan sangat setuju (89 persen) yang menyatakan bahwa “Pimpinan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi pekerjaan kami”. Selain itu, juga ditunjukan dengan pernyataan setuju (22 persen) dan (78 persen) dengan pernyataan bahwa “Pimpinan mendorong pembelajaran yang membantu kami dalam karier”. Selain itu, penilaian pegawai terhadap penyataan “Pimpinan peduli terhadap permasalahan yang dihadapi pegawai” dengan 67 persen menyatakan setuju dan 33 persen menyatakan sangat setuju menunjukan bahwa pimpinan menciptakan lingkungan yang kondusif.

Dalam memaksimalkan pelaksanaan tugas lebih teknis, camat selalu memberikan arahan kepada pegawai dengan selalu  menekankan pada tugas pokok dan fungsi masing-masing. Pemberian arahan dilaksanakan oleh pimpinan dengan mengadakan rapat staf secara rutin. Dengan demikian sejalan dengan hasil survai seperti pada grafik 5 pada penilaian pegawai yang sangat setuju (100 persen) dengan pernyataan bahwa “Pimpinan membagi informasi mengenai organisasi (misalnya: tupoksi, prosedur kerja, tugas yang akan dilaksanakan dll)”. Serta penilaian yang baik pada pernyataan “Pimpinan memberitahu kami apa yang  menjadi tugas-tugas prioritas” dimana sebanyak 44,4 persen menyatakan setuju dan 55,6 persen menyatakan sangat setuju. Selain itu penilaian pada “Pimpinan menanyakan ide-ide untuk kemajuan organisasi” dimana sebanyak 55,6 persen menyatakan setuju dan 44,4 persen menyatakan sangat setuju.

Penegakan disiplin pegawai dilakukan pimpinan kecamatan dengan melaksanakan pengawasan melekat. Selain itu juga menekankan pegawai untuk mematuhi aturan dengan selalu apel pagi, mengisi daftar hadir dan pulang serta mengikuti rapat staf secara rutin. Hal ini juga terlihat dengan pendapat pegawai dalam penilaiannya terhadap pimpinan dalam pembagian informasi tentang organisasi serta kepedulian pimpinan kepada pegawai. Selain itu, pemberian punishman dan reward kepada  pegawai yang malas dan berprestasi. Dari seluruh pertanyaan yang disampaikan kepada pegawai perihal persepsi mereka dalam menilai kepemimpinan Kecamatan Kepanjen dalam kategori  berkinerja sangat baik.

Efektivitas Perencanaan

Proses penyusunan rencana program dan kegiatan di Kecamatan Kepanjen dilakukan secara berjenjang. Dimana proses tersebut dilakukan dengan mengadakan musyawarah perencanaan mulai dari tingkat RT/RW, Dusun, Desa/Kelurahan sampai dengan Kecamatan dengan melibatkan seluruh lembaga di wilayah Kecamatan Kepanjen. Selain itu, dalam penyusunan perencanaan ini juga melibatkan pegawai. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil pertanyaan kepada pegawai dengan pernyataan “Dalam menyusun perencanaan, organisasi meminta masukan dari kami” memperoleh hasil 100  persen sangat setuju. Dengan perencanaan yang melibatkan semua pihak, Kecamatan Kepanjen menghasilkan rencana yang sesuai dengan keinginan semua unsur sehinga pelayanan kecamatan yang berkualitas, mudah dan  murah kepada masyarakat kecamatan kepanjen dapat diwujudkan.

Pelibatan pegawai dalam perencanaan membuat pegawai memahami dengan baik tugas dan peran serta mereka dalam setiap kegiatan. Selain itu, pegawai juga mengetahui setiap progress/kemajuan dari tugas yang dilakukan sesuai perencanaan yang telah dibuat. Hal ini ditunjukan dengan hasil dari pertanyaan : “Dari perencanaan yang telah disusun dan disepakati, kami mengetahui tugas dan peran serta kami” yang mendapat hasil 100 persen sangat setuju, dan  pernyataan, “Kami mengetahui setiap progress/ kemajuan dari tugas yang kami lakukan sesuai perencanaan yang telah dibuat” dengan hasil 44,4  persen setuju dan 55,6 persen sangat setuju seperti grafik 6.

Dari grafik 6 terlihat bahwa persepsi pegawai dalam menilai Perencanan kecamatan Kepanjen memperoleh prosentase yang tinggi untuk masing-masing pertanyaan yang diajukan dan nilai prosentase keseluruhan yang diperoleh sebesar 97 persen sehingga termasuk dalam kategori berkinerja sangat baik (81 persen – 100 persen).

Kondisi ini tampaknya selaras dengan pernyataan pimpinan kecamatan bahwa evaluasi kegiatan tidak hanya dilaksanakan oleh pimpinan tetapi juga oleh seluruh pegawai kecamatan sesuai dengan peran dan tugas masing-masing. Demikian pula dalam pengembangan kelembagaan, SDM dan tatalaksana, Kecamatan Kepanjen melakukan dengan melaksanakan tugas sesuai dengan tupoksi dan mengadakan evaluasi dan monitoring pelaksanaan program yang telah direncanakan.

Untuk pengembangan, peninjauan dan pembaharuan perencanaan program dan kegiatan di Kecamatan Kepanjen, dilakukan melalui evaluasi dan monitoring pelaksanaan program secara rutin dan berkala. Hal yang di evaluasi dan monitoring antara lain kebutuhan kastomer, sarana dan prasarana kecamatan serta lingkungan strategis di Kecamatan Kepanjen.

Efektivitas penanganan Pihak /Faktor Eksternal

Pada evaluasi pihak/faktor eksternal ini dilihat bagaimana kecamatan mengidentifikasi stakeholder yang dilayani dan memenuhi harapan/kebutuhan stakeholder tersebut. Dalam hal ini, Kecamatan Kepanjen mengidentifikasi/menentukan kastomer, mitra kerja dan pemasok  dengan cara memastikan bahwa yang akan dilayani sesuai dengan tupoksi kecamatan dan kebutuhan masing-masing. Dengan cara tersebut, pegawai dapat mengetahui  siapa yang menjadi kastomernya.

Hal ini ditunjukan dengan hasil kuesioner dengan pernyataan “Kami mengetahui siapa kastomer (kelompok/orang yang dilayani Kecamatan) kami” yang memperoleh hasil 33,3  persen setuju dan 66,7 persen sangat setuju. Selain mengenal dan memahami siapa kastomernya, kecamatan (dalam hal ini pegawai) dapat memberikan pelayanan yang baik, ditunjukan dengan hasil jawaban masyarakat terhadap pelayanan oleh kecamatan seperti terlihat pada hasil penilaian masyarakat terhadap pernyataan “Pegawai yang melayani kami mampu menjalankan tugasnya dengan baik” dengan hasil 50 persen setuju dan 20  persen sangat setuju. Selain itu hasil yang hampir sama terlihat pada jawaban masyarakat terhadap penyataan “Layanan (barang atau jasa) selesai dalam waktu yang cepat” dengan hasil 60 persen setuju dan 30 persen sangat setuju.

Dalam pembinaan hubungan baik dengan kastomer, mitra dan pemasok, pihak kecamatan melakukannya dengan serius.  Hubungan dibina dengan mengutamakan komunikasi dan pelayanan yang baik. Komunikasi dilakukan dengan menyediakan akses bagi kastomer, mitra  dan pemasok untuk menyampaikan aspirasinya dengan membuka kotak saran dan meja konsultasi dan informasi pelayanan masyarakat. Hal ini selaras dengan hasil kuesioner kepada pegawai yang menunjukan bahwa 100  persen dari mereka menyatakan setuju dengan pernyataan “Para kastomer menyampaikan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dari kami”. Serta pendapat masyarakat yang menyatakan 40  persen setuju dan 30  persen sangat setuju dengan pernyataan  “Kecamatan mau menerima masukan/saran perbaikan dari kami”.

Sedangkan dalam pelayanan, kecamatan memberikan pelayanan yang berkualitas, murah dan cepat.  Dari hasil instrumen ke pegawai menunjukan bahwa  pada pernyataan, “Kami mengetahui siapa kastomer (kelompok / orang yang dilayani Kecamatan) kami” memperoleh hasil 33,3  persen setuju dan 66,7 persen sangat setuju, dan pada pernyataan, “Kami merasa puas bila kebutuhan kastomer terlayani” memperoleh hasil 11,1  persen setuju dan 88,9 sangat setuju. Hal ini selaras dengan persepsi masyarakat terhadap kualitas pelayanan, dimana mereka memberi pendapat bahwa pelayanan yang diterimanya berkualitas, mudah dan  murah. Selain itu masyarakatpun menilai bahwa mereka mendapatkan pelayanan dengan adil, ramah dan menerima masukan dan saran untuk perbaikan.

Selain menjaga hubungan baik dan memberi layanan yang berkualitas, Kecamatan Kepanjen juga berusaha mengetahui kepuasan kastomer/masyarakat serta mitra dan pemasok, dengan membuka kotak saran, melalui telepon dan meja informasi yang telah disediakan. Dari hasil kuesioner ke pegawai menunjukan bahwa 77,8 persen menyatakan setuju dengan pernyataan “Kami menanyakan apakah kastomer puas atau tidak puas dengan pekerjaan/hasil pekerjaan kami”. Kondisi ini senada dengan penjelasan Camat bahwa dalam menangani komplain, kecamatan menerima masukan dan saran tersebut sebagai bahan tindak lanjut perbaikan layanan kecamatan.

Persepsi pegawai dalam menilai Pihak/Faktor Eksternal Kecamatan, diperoleh prosentase yang beragam, yang tertinggi ada pada pertanyaan  pegawai menjaga hubungan baik dengan kastomer dan pegawai merasa puas apabila kebutuhan kastomer terlayani dengan prosentase sebesar 98 persen,. Nilai prosentase keseluruhan yang diperoleh dalam efektivitas pengelolaan pihak/ faktor eksternal sebesar 85 persen yang termasuk dalam kategori berkinerja sangat baik (81 persen – 100 persen).

Efektivitas penanganan Sumber Daya Manusia

Dalam evaluasi mengenai pembinaan sumber daya manusia di kecamatan, dilihat bagaimana Kecamatan Kepanjen memfasilitasi dan memberdayakan para pegawainya dalam bekerja.  Beberapa indikator yang dipakai adalah inisiatif dan inovasi pegawai, kejelasan tugas dan fungsi pegawai, ergonomi dan kepuasan pegawai.

Evaluasi inisiatif dan inovasi pegawai

Pimpinan di lingkungan Kecamatan Kepanjen mendorong kerjasama, inisiatif dan inovasi pegawai. Hal tersebut  dilakukan dengan membagi tugas habis tupoksi secara jelas sesuai analisis jabatan kepada seluruh staf.  Inovasi dan inisiatif pegawai tentunya hal-hal yang sesuai tupoksi masing-masing. Selain itu, pimpinan mendorong untuk saling berbagi pengetahuan dan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas. Untuk itu, pimpinan memotivasi dan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk berbagi pengetahuan dan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas serta memberi kesempatan staf untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta ketrampilan. Sehingga dengan demikian akan mendorong pegawai untuk selalu mengembangkan diri dalam mencapai tujuan organisasi dan tujuan pribadi. Namun demikian, untuk mendorong serta mendapatkan inovasi dan inisiatif yang bertanggung jawab, pimpinan melaksanakan sistem reward dan punishman.

Dengan hal tersebut di atas, kita dapat melihat hasil kuesioner pegawai dengan pendapat sebanyak 66,7 persen setuju dan 11,1 persen sangat setuju dengan pernyataan “Kami boleh membuat perubahan (inisiatif dan atau inovasi) yang akan meningkatkan hasil pekerjaan kami” seperti pada grafik 7. “Kami saling bekerjasama dan bekerja sebagai satu tim” dengan hasil 11,1 persen setuju dan 88,9 persen sangat setuju. Dan  pendapat pegawai yang menyatakan bahwa  “Kami memahami tugas dan pekerjaan kami”. Dengan memperhatikan hasil tersebut, maka dapat dilihat bahwa pegawai Kecamatan Kepanjen dapat berinisiatif dan berinovasi dalam memperbaiki pelayanan secara bertanggung jawab.

Dari pendapat pegawai dan pernyataan pimpinan tersebut di atas, maka dapat dilihat pula dari persepsi masyarakat yang menanggapi dengan baik terutama pada tindakan para pegawai dalam menanggapi keluhan masyarakat dan pelayanan yang mudah. Hal ini ditunjukan dengan hasil kuesioner dimana masyarakat menyatakan bahwa “Petugas menanggapi dengan baik setiap pertanyaan kami” dengan hasil 60 persen setuju dan 30 persen sangat setuju, serta pada pernyataan, “Petugas menanggapi dengan baik setiap keluhan kami” dengan 60 persen setuju dan 40 persen sangat setuju, dan persepsi masyarakat terhadap kemudahan pelayanan yaitu pada pernyataan, “Prosedur pelayanannya tidak berbelit-belit” dengan hasil 70 persen  setuju dan 20 persen sangat setuju.

Evaluasi kejelasan tugas dan fungsi pegawai

Dalam rangka menunjang tercapainya kinerja yang tinggi di Kecamatan Kepanjen, secara rutin pimpinan melakukan evaluasi kepada pelaksanaan tugas yang dibebankan pada seluruh pegawai. Evaluasi tersebut untuk mengidentifikasi kemampuan dan ketrampilan pegawai sehingga akan didapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan tupoksi dan beban tugas kecamatan. Lebih dari itu, evaluasi diperlukan untuk mengetahui kemampuan SDM pegawai serta memperhatikan kinerjanya untuk melakukan mutasi dan promosi pejabat struktural, dan mengetahui kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam pengembangan organisasi.

Dengan evaluasi yang rutin ini, pemahaman pegawai akan tugas dan fungsinya meningkat sehingga mereka mengetahui tugas masing-,masing baik secara individu maupun tim. Hal ini bisa dilihat pada hasil kuesioner dimana para pegawai 33,3 persen setuju dan 66,7 persen sangat setuju dengan pernyataan bahwa, “Kami memahami tugas dan pekerjaan kami” seperti pada grafik 8.

Kemampuan dalam memahami tugas dan fungsi ini berujung pada kemampuan melaksanakan tugas dengan baik oleh pegawai yang mendapat respon yang positif dari masyarakat tentang pelayanan dimana 60 persen dari mereka menyatakan setuju dan 30 persen menyatakan sangat setuju dengan pernyataan,  “Kami merasa puas dengan kualitas pelayanan (barang atau jasa) yang diberikan oleh Kecamatan”. Serta pernyataan bahwa “Pegawai yang melayani kami mampu menjalankan tugasnya dengan baik” dengan mendapat hasil 50 persen setuju dan 20 persen sangat setuju.

Evaluasi ergonomi dan kepuasan pegawai

Dalam rangka peningkatan kinerja pegawai, pimpinan menciptakan suasana kerja yang kondusif dan kekeluargaan dengan mengutamakan rasa kebersamaan. Selain itu, pimpinan juga menciptakan hubungan yang harmonis antara pegawai dan pimpinan serta memupuk rasa memiliki kantor. Selanjutnya untuk mengidentifikasi kepuasan dan motivasi pegawai dilakukan dengan memperhatikan kinerja serta memberikan reward dan punishment.

Sedangkan dalam memberi kemudahan pada pelayanan pegawai dilakukan dengan menyiapkan administrasi kepegawaian yang tertib seperti DUK, buku penjagaan pegawai, buku induk pegawai, buku kenaikan pangkat dan berkala dan lain-lain yang ditandatangani petugas khusus kepegawaian yang ada di kecamatan di bawah kendali Kasubag. Kepegawaian dan Umum.

Selanjutnya dari hasil kuesioner pegawai diperoleh hasil  55,6 persen setuju dan 44,4 persen sangat setuju dengan pernyataan, “Kami memiliki lingkungan kerja yang aman dan nyaman”, dan pernyataan,  “Organisasi/Kecamatan memperhatikan kesejahteraan dan pengembangan kami” yang memperoleh hasil 22,2 persen setuju 77,8 persen sangat setuju. Dengan kondisi ini dapat dilihat bahwa pegawai kecamatan merasa nyaman dengan lingkungan tempat kerja mereka.

Efektivitas Penanganan  Proses Internal

Dalam variabel proses internal ini dilihat bagaimana Kecamatan Kepanjen mengembangkan dan membangun sistem internalnya.  Dari hasil wawancara dengan pimpinan kecamatan dapat diketahui bahwa dalam  membangunan proses internal, Kecamatan Kepanjen menyusun strategi, prosedur dan tata kerja yang mengacu pada tupoksi dan peraturan perundangan. Selanjutnya hal tersebut disinergikan dengan aspirasi dan kebutuhan masyarakat dengan melibatkan dinas/instansi terkait sesuai leading sector sehingga akan menghasilkan suatu layanan sesuai dengan harapan. Selain itu, Kecamatan Kepanjen memanfaatkan teknologi baru sesuai dengan kebutuhan kecamatan. Dengan demikian akan tercipta pelayanan prima yang mudah, cepat dan tepat serta hemat sesuai prosedur yang ditetapkan dengan pelayanan satu pintu.

Selanjutnya, Kecamatan Kepanjen juga melakukan evaluasi secara rutin dan berkala serta tetap memperhatikan saran dan pendapat kastomer. evaluasi sebagai bahan perbaikan pelayanan dengan menerapkan motto “Pelayanan hari ini harus lebih baik dari kemarin”. Dengan demikian akan menghasilkan produk atau layanan dengan memperhatikan unsur  kualitas, waktu, biaya, teknologi baru, produktifitas serta efisiensi dan efektifitas  mengacu pada tupoksi kecamatan sesuai kebutuhan masyarakat.

Hasil dari kebijakan tersebut di atas dapat dilihat dari pemahaman pegawai tentang  uraian tugas, prosedur yang jelas dimana mereka 22,2 persen setuju dan 77,8 persen sangat setuju dengan pernyataan “Kami mempunyai uraian tugas yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan” dan hasil yang sama pada pernyataan, “Kami mempunyai prosedur kerja yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan”. Selain itu, kebijakan tersebut juga menghasilkan 33,3 persen pegawai setuju dan 66,7 persen sangat setuju dengan pernyataan “Kami mempunyai tata kerja yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan”.

Hal senada juga disampaikan oleh masyarakat dimana 70 persen dari mereka menyatakan setuju dan 20 persen sangat setuju dengan pernyataan “Prosedur pelayanannya tidak berbelit-belit”, dan juga 80 persen setuju dan 10 persen sangat setuju dengan pernyataan “Informasi mengenai syarat dan prosedur layanan mudah kami dapatkan”. Dengan kondisi ini dapat dilihat bahwa proses internal yang dibangun di Kecamatan Kepanjen sangat baik karena dapat dipahami oleh pegawai dan dirasakan langsung oleh masyarakat.

Adapun secara total, nilai prosentase keseluruhan yang diperoleh dalam efektivitas penanganan Proses Internal adalah sebesar 95 persen dan termasuk dalam kategori berkinerja sangat baik.

Efektivitas Penanganan Sistem Informasi Manajemen

Dalam mendukung pelaksanaan pekerjaan dan proses pengambilan keputusan, Kecamatan Kepanjen melakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari seluruh sumber. Hal tersebut dilakukan dengan meminta data dan laporan dari desa/kelurahan dan dinas instansi serta lembaga  lainnya seperti LSM, Tokoh masyarakat dan agama secara rutin dan berkala.  Hasil analisis data tersebut dikomunikasikan dengan mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh leading sector dan stakeholder yang ada di kecamatan. Selanjutnya hasil analisis data dan informasi disesuaikan kembali dengan hasil, tujuan stratejik, dan rencana kegiatan organisasi.  Selanjutnya dikomunikasikan kepada unit kerja / pegawai  untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif .

Dengan cara tersebut, sistem informasi di Kecamatan Kepanjen dapat dikatakan sangat baik. Hal ini dapat dilihat dari tabel 3.49 hasil kuesioner kepada pegawai sebagai berikut :

Hampir semua pegawai mengetahui cara melaporkan hasil kerjanya, hal itu ditandai dengan pencapaian prosentase yang besarnya 96 persen. Nilai prosentase keseluruhan yang diperoleh dalam efektivitas Sistem informasi Manajemen sebesar 91 persen yang termasuk dalam kategori berkinerja sangat baik (81 persen – 100 persen).

Efektivitas Penanganan Hasil Organisasi

Hasil pelayanan Kecamatan Kepanjen kepada masyarakat dapat dikatakan memuaskan, dimana selama ini tidak ada keluhan baik melalui telepon maupun kotak saran. Terlebih jika dilihat dari pandangan pegawai terhadap beberapa pernyataan seperti, “Kastomer puas atas pekerjaan kami” dengan hasil 44,4 persen setuju dan 55,6 persen sangat setuju, pernyataan, “Hasil pekerjaan kami telah memenuhi seluruh persyaratan yang ada dan memuaskan kami” dengan hasil 33,3 persen setuju dan 66,7 persen sangat setuju, dan pernyataan “Organisasi mematuhi peraturan yang ada” dengan hasil 44,4 setuju dan 55,6 sangat setuju, menunjukan bahwa hasil organisasi Kecamatan Kepanjen termasuk baik.

Selanjutnya bila dibandingkan dengan hasil kuesioner kemasyarakat dengan melihat persepsi mereka pada penyataan, “Kami merasa puas dengan kualitas pelayanan (barang atau jasa) yang diberikan oleh Kecamatan”  dengan hasil 60 persen setuju dan 30 persen sangat setuju, maka hasil organisasi (dalam hal ini pelayanan kepada masyarakat) telah sesuai dengan harapan masyarakat.

Dalam hal cakupan layanan, Kecamatan Kepanjen memberikan layanan kepada masyarakat/kastomer/wilayah pada satu waktu tertentu melayani 14 desa dan 4 kelurahan dengan intensitas pelayanan tinggi dengan rata-rata perhari kurang lebih 50 pelayanan masyarakat. Selanjutnya bila dilihat dengan Rasio jumlah anggaran dapat dikatagorikan cukup, dimana hal tersebut telah dikaji dan ditetapkan olah PEMKAB Malang. Sehingga pengolahan anggaran telah dibuat sesuai dengan kebutuhan Kecamatan Kepanjen.

Tingkat kepuasan pegawai dapat dikategorikan puas karena terciptanya situasi yang harmonis antara pimpinan dan staf. Selain itu kejelasan dan implementasi prosedur dan tata kerja telah sesuai dengan Standar Operasional Pelayanan (SOP) dan Renstra kecamatan. Serta adanya penyempurnaan strategi Kecamatan dalam pelayanan dengan selalu mengadakan evaluasi rutin dan berkala terkait strategi pelayanan guna meningkatkan pelayanan yang lebih baik. Dari hasil kuesioner diperoleh hasil 44,4 persen setuju dan 55,6 persen sangat setuju dengan pernyataan “Organisasi memiliki standar dan etika yang tinggi” dan “Organisasi mematuhi peraturan yang ada”. Berikut disampaikan hasil olahan data megenai persepsi pegawai terhadap hasil organisasi.

Persepsi pegawai dalam menilai Hasil Organisasi Kecamatan mempunyai perolehan prosentase yang relatif sama satu dengan yang lainnya sebesar 91 persen, kecuali pada pertanyaan hasil pekerjaan telah memenuhi semua persyaratan yang ada dan memuaskan dengan prosentase sebesar 93 persen. Nilai prosentase keseluruhan yang diperoleh dalam efektivitas Hasil Organisasi Kecamatan Kepanjen adalah  sebesar 91 persen yang termasuk dalam kategori berkinerja sangat baik.

Dari tabel di atas, diperoleh informasi bahwa variabel Perencanaan dan Kecamatan Kepanjen mencapai nilai yang paling tinggi, yaitu sebesar 97 persen dan nilai paling rendah diperoleh pada variabel Pihak/Faktor Eksternal yaitu sebesar 75 persen. Secara keseluruhan, total nilai yang di peroleh Kecamatan  Kepanjen sebesar 92 persen sehingga masuk pada pencapaian kinerja yang sangat baik.

Daftar Pustaka :

  1. Sekretariat Daerah Kabupaten Malang, Kabupaten Malang Dalam Angka 2006,  Malang 2007
  2. Renstra Kecamatan Kepanjen tahun 2008
  3. Laporan Tahunan KEcamatan Kepanjen Tahun 2007
  4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
  5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2008 Tentang Pemindahan Ibu Kota Kabupaten Malang Dari Wilayah Kota Malang Ke Wilayah Kecamatan Kepanjen Kabupaten Malang

Web Site

  1. http://perumahan.malangkab.go.id/newsdetail.php?id=8
  2. http://www.malangkab.go.id/kabmalang/berita/kanjuruhan.cfm?kd=1052
  3. http://www.simpuldemokrasi.com/index.php?view=article&id=1121%3Amenata-ibukota-demi-peningkatkan-pelayanan-publik&option=com_content&Itemid=111
  4. http://mediaindonesia.com/index.php?ar_id=MjkxMjI=

[1] Peneliti Pusat Kajian Kenerja Kelembagaa Lembaga Administrasi Negara

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Maret 31, 2010 in Uncategorized

 

Tag: , , , , , ,

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: